Êtes-vous sûr que votre client/fournisseur/collaborateur est bien celui qu’il prétend être … n’est-ce pas un usurpateur ? ou un fraudeur ?
Avoir confiance et déjouer la fraude sans décourager les clients légitimes et vos collaborateurs, demande une certaine maitrise et une organisation. Il est nécessaire d’adapter la réponse à chaque métier, à chaque activité.
C’est pourquoi, il peut sembler compliqué de choisir une solution, d’intégrer une méthodologie ou un processus de vérification d’identité et de lutte contre la fraude au sein de votre structure.
Parce que le choix d’une bonne solution de KYC a un impact direct sur l’augmentation de votre chiffre et la satisfaction de vos clients.
Les solutions sont multiples et s’articulent autour de deux points :
- L’acquisition de connaissances dites de bases et d’une méthodologie afin de savoir contrôler un document (toucher – regarder – incliner)
- L’intégration de matériels simples permettant de détecter un faux document (lampe UV, lampe IR, compte fil) et la mise en place éventuelle de matériels plus performant.
L’optimisation de la détection de la fraude documentaire ou identitaire doit conduire à se poser plusieurs questions essentielles avant d’opter pour une solution adaptée à votre situation, vos besoins, vos problématiques :
De quels types de contrôles de vérification d’identité ai-je besoin ?
Les solutions possibles sont le résultat d’une analyse de vos besoins et de votre environnement, pour garantir une réponse véritablement adéquate
car :
- Chaque processus interne est unique (gestion des clients, offre commerciale, CRM (Customer Relationship Management), outils de gestion en place, dématérialisation de certaines taches…)
- L’entrée en relation client est gérée de façon totalement différente selon les secteurs économiques (banque, assurance, agence intérim, commerce digital, etc.) et selon les risques spécifiques à chaque métier (risques juridiques différents, risques financiers très variés etc.)
Les solutions sont donc très variées selon la nature de l’entreprise, son activité, l’endroit où elle est implantée…Cette multitude de facteur a une influence directe sur l’exposition à certains types de fraude.
La réponse proposée doit répondre, tout simplement, à vos propres contraintes de lutte contre la fraude (notamment environnement juridique et règlementaire).
Ai-je déjà évalué les connaissances de mon personnel dans le domaine de la fraude documentaire ?
Contrefaçon, falsification, Look a like, document fantaisiste, volé vierge, fraude intellectuelle…sont des types de fraudes auxquels vous pouvez être confronté. Pour détecter efficacement l’une de ces fraudes, il faut en connaître la définition, les caractéristiques et comprendre en quoi elles consistent tout en gardant à l’esprit, l’objectif du fraudeur. L’intention du fraudeur autrement dit son objectif peut être multiple (vous faire perdre de l’activité, vous nuire pour gagner des parts de marché, obtenir des aides…) et varier en fonction de sa qualité initiale (client, fournisseur, sous-traitant, concurrent…) et en fonction de votre activité.
Chaque entreprise, société, service… n’est pas exposé au même risque et au même type de fraude. Connaître les risques c’est mieux gérer ses relations et limiter les litiges gage d’une optimisation des profits.
Il convient donc de s’interroger : Est-ce que mes personnels savent reconnaître et authentifier les différents types de documents qui leurs sont présentés ? Savent-ils les contrôler ? Savent-ils retrouver des informations essentielles permettant de l’authentifier ?…Ces questions sont essentielles pour évaluer le risque d’exposition et le niveau de connaissance de chacun.
Combien de contrôles sont réalisés sur les documents ?
« Ce n’est pas le nombre de contrôle qui compte, mais la pertinence de ces contrôles »
« On ne contrôle pas une carte identité comme on contrôle un passeport, un justificatif de domicile, un Kbis ou un diplôme »
Chaque document (document d’identité, permis de conduire, document de voyage, titre de séjour, justificatifs de domicile, facture, Kbis, feuille de paie…) possède des éléments authentifiables, des sécurités intégrés ou additionnelles, qu’il est indispensable de connaître et de contrôler.
De même, la conception même du document influe sur les points à contrôler. Un diplôme en papier fiduciaire, un passeport incluant du papier et du polycarbonate ou un titre de séjour au format ID1 intégralement en polycarbonate ne se contrôle pas de la même manière et ne comporte pas les mêmes sécurités permettant son authentification. L’intégration de bande MRZ et de QR CODE sont également des éléments clefs permettant de renforcer voir même de faciliter le contrôle.
Multiplier les points de contrôles sans être pertinent sur les points essentiels est inutile. La connaissance de ces points de contrôles « clefs » est primordiale pour rendre efficace les solutions de KYC. Ces points de contrôles doivent devenir, à terme, un acte réflexe gage d’efficience et de rapidité d’exécution.
Les contrôles proposés sont-ils simples, multiples ou croisés ?
Logiquement, lorsque vous rentrez en contact avec un client, un fournisseur, un collaborateur…vous êtes forcément confronté au contrôle de plusieurs pièces /documents (un justificatif d’identité et un justificatif complémentaire relatif au domicile, au revenu, un justificatif comptable…).
La vérification de l’authenticité de chacun des éléments présentés est essentielle, mais insuffisante. Afin de détecter efficacement la fraude, il convient de procéder à un contrôle approfondi des informations contenues dans chaque document (adresse, nom, numéro…) et de les croiser entre elles. Cette technique permet de détecter les erreurs entre les pièces contrôlées et déceler d’éventuelles fautes d’orthographe qui sont, logiquement, absentes de tout document officiel ou volontairement intégré, par son concepteur, pour renforcer l’authentification (cas du passeport français).
Ce recoupement d’informations est une garantie de plus pour détecter la fraude documentaire et sécuriser vos relations.
A quels types de documents êtes-vous exposé ?
Un autre élément essentiel est de savoir à quel le type de documents vous êtes confronté afin de se concentrer sur ces documents pour apporter une réponse et un process de KYC efficace. Effectivement, il n’y a aucun intérêt à étudier et connaître les sécurités et les points clefs d’un permis de conduire alors que vous sollicitez uniquement une carte d’identité ou un document permettant d’attester du droit au séjour. En revanche, un loueur de véhicules s’attardera à connaître parfaitement les points clefs du contrôle d’un permis de conduire afin de s’assurer de son authenticité.
Encore une fois, vos problématiques, vos exigences et votre activité seront déterminantes sur les orientations du process.
Il est également primordial de prendre en charge les documents dit dématérialisés (PDF, scan, image, le recto, le verso, JPG…) qui permettent, avant de consulter les originaux, de vérifier certains points, de confirmer des doutes ou tout simplement de lever le doute.
Avec quels matériels complémentaires puis-je renforcer et/ou confirmer mon contrôle ? Est-ce que je vais être confronté à une perte de temps ou à une réorganisation de ma méthode de travail ?
Choisir la meilleure solution de lutte contre la fraude documentaire identitaire est un choix stratégique. L’information et le conseil de vos personnels restent la règle de base.
Néanmoins, des solutions dites techniques peuvent être intégrées à votre structure (lampe UV, lampe IR, compte fil, lecteur de document de type COMBOSMART…) pour permettre une automatisation du contrôle.
La sensibilisation de vos personnels est le point de départ d’une application optimale de votre process de détection de la fraude documentaire.
Nous pouvons vous aider dans le choix des moyens techniques à mettre en œuvre au sein de votre structure. L’objectif est de vous proposer des solutions qui ne perturbent pas votre organisation, votre environnement mais qui s’y adaptent pour vous apporter encore plus de sécurité. Une bonne solution, c’est une solution qui demande, dans son application, un temps précis et réduit mais qui engendre une efficacité immédiate en limitant les risques de litiges et par conséquent une baisse du chiffre d’affaires.
Intervention et consulting en matière de fraude documentaire :
Avant toute intervention au profit de votre entreprise ou de votre structure nous réaliserons un audit afin de prendre en compte vos besoins, vos attentes, vos problématiques tout en consultant vos personnels et en étudiant les moyens déjà mis en place.
Cette stratégie d’approche nous permettra de vous fournir une intervention sur mesure et de vous apporter des conseils simples, concrets et non ruineux pour intégrer de nouveaux réflexes à votre organisation de travail dans le seul but d’écarter la fraude documentaire des litiges susceptibles d’impacter votre structure et par conséquent d’entrainer une baisse de votre chiffre d’affaires.
Une information à la détection des faux documents est essentielle pour être réellement efficace contre ces derniers afin d’être capable de repérer des anomalies laissant supposer que le document présenté a été contrefait, falsifié, volé vierge ou qu’il s’agit d’une usurpation d’identité. La mise en pratique de simples actes réflexes permet, rapidement et simplement, sans moyen technique particulier, de rassembler des éléments de doutes probants et de mettre en alerte sa hiérarchie.
Notre intervention est animée par un expert en fraude documentaire titulaire d’un diplôme universitaire en analyse de documents et d’une expérience avérée dans le domaine de la lutte contre la fraude documentaire au sein de la Gendarmerie Nationale mais également dans la formation des personnels de cette institution au contrôle des titres sécurisés.
Cette intervention doit vous permettre d’intégrer un process de contrôle simplifié des documents administratifs et fiduciaires qui vous sont présentés ainsi qu’une chaine d’alerte interne. Vous apprendrez à différencier les sécurités authentiques des imitations et connaîtrez les différentes techniques utilisées par les faussaires. Notre intervention est adaptable aux besoins de chacun afin de répondre réellement à vos attentes.
Elle permet d’acquérir la connaissance des principales sécurités présentes dans les documents administratifs français (carte d’identité, certificat d’immatriculation, passeports, permis de conduire, titre de séjour…) mais également dans les documents fiduciaires (diplôme, certificat, attestation, chèque de banque…).
Expertise et analyse de documents
Titulaire d’un diplôme universitaire en analyse de documents (en cours d’inscription en tant qu’expert judiciaire inscrit près la cour d’appel de LYON (69), nous mettons nos connaissances et notre savoir à disposition de la justice mais également des professionnels et des particuliers.
Fort d’une expérience avérée dans le domaine de la lutte contre la fraude documentaire notamment au sein de la Gendarmerie Nationale et plus particuliérement en tant que responsable du Cellule de Lutte contre le Travail Illégal et les Fraudes au sein du département de la Loire, nous disposons d’une technicité éprouvée qui a permis, à de nombreuses reprises, d’établir avec certitude, l’usage de faux documents (contrefaçons, falsification, document fantaisiste, volé vierge, usurpation d’identité, fraude intellectuelle).
Nous apportons notre expertise dans l’analyse des documents administratifs et fiduciaires (carte d’identité, permis de conduire, passeport, titre de séjour, document étranger, diplôme, acte authentique, chèque de banque, certificat…) pouvant se trouver au cœur de vos litiges.
Notre mission consiste en l’établissement d’un rapport complet d’analyse/expertise circonstancié relatif à l’étude du document, objet du litige, nommé document de question qui sera comparé à un document nommé document de comparaison réputé authentique (capté en base de données ou éventuellement remis par vos soins). Ce rapport pourra être produit en justice.
Nos analyses sont réalisées au moyen de matériels spécifiques et selon une méthodologie enseignée par le département Documents de l’Institut de Recherche Criminelle de la Gendarmerie Nationale.
Dans le cas de la nécessité de mettre en place certaines techniques d’investigations, nous sommes susceptibles, après votre accord, de faire appel à des laboratoires d’analyses privés ou à des sous-traitants.
Nous ne réalisons pas d’analyses-expertises de type « comparaison d’écriture » mais dans le cas d’une nécessité de faire appel à cette technique d’investigations en complément de l’analyse de document sollicitée, cette technicité pourra faire l’objet d’une sous-traitance auprès d’un expert qualifié.
par Arion Communication